¿En qué podemos ayudarle?

Todas las empresas sin oficinas en la UE y/o el Reino Unido tendrán que nombrar a un representante del artículo 27 del RGPD, si tratan datos personales de personas físicas que se encuentran en la UE/Reino Unido.

Las empresas de la UE sin oficinas en el Reino Unido tendrán que nombrar a un representante del RGPD en el Reino Unido si tratan datos personales de personas que se encuentran en el Reino Unido.

Las empresas británicas sin oficinas en ningún Estado miembro de la UE tendrán que designar a un representante de la UE para el RGPD si tratan datos personales de personas que se encuentran en la UE.

Estos requisitos legales se aplican a casi todas las empresas, incluidos los servicios financieros, empresariales y jurídicos, el comercio minorista en línea, los productos de marketing y adtech, la tecnología, el transporte y la aviación, los ensayos clínicos, los servicios sanitarios y de diagnóstico, la publicidad basada en cookies, así como los servicios digitales, como las aplicaciones móviles y las comunidades en línea.

El representante de la UE recibe el mandato del responsable o el encargado del tratamiento para que, además del responsable o el encargado, o en lugar de ellos, se dirijan a él, en particular, las autoridades de control y los interesados, en todas las cuestiones relacionadas con el tratamiento [de datos]. El Representante actúa como punto de contacto local para cuestiones de protección de datos y privacidad, y recibe comunicaciones de las autoridades de control de protección de datos en procedimientos oficiales, así como, por ejemplo, solicitudes de los interesados para ejercer sus derechos en virtud del RGPD.

Los datos de contacto de su representante del artículo 27 deben publicarse en las políticas de privacidad de su empresa. También le recomendamos que añada nuestros datos al pie de página de su sitio web y en cualquier documentación pertinente.

As your Article 27 Representative we need to complete our due-diligence and ensure we understand how you collect, store, and process data. We need to keep a copy of the company’s record of processing activity spreadsheet along with other key documents to help us understand how you operate. Upon request of a supervisory authorities, the Representative must cooperate with them and disclose the Article 30 documentation.

No, no designar a un representante de la UE sería una infracción del artículo 27 del GDPR y conlleva las mismas sanciones potenciales.

Proveedores de sistemas/modelos de IA de terceros países (fuera de la UE).

Sistemas de IA de alto riesgo o modelos de IA de uso general.

Modelos de IA de propósito general gratuitos y de código abierto, a menos que planteen riesgos sistémicos.

La fecha límite para los modelos de IA de uso general es el 25 de agosto y para los modelos de IA de alto riesgo es el 26 de agosto.

Appointing an AI Authorized Representative (AR) before the mandatory deadline provides a strategic advantage by allowing you to organize your documentation and perform thorough risk assessments ahead of time. This proactive step not only ensures you’re fully prepared when the deadline arrives but also helps you avoid potential disruptions. By acting early, you demonstrate a commitment to responsible AI and gain a competitive edge in meeting the AI Act’s requirements. Additionally, this early appointment gives us ample time to review your documentation and offer timely, valuable insights to help you navigate registration requirements smoothly.

The role of an AI Authorized Representative (AR) is to serve as the EU-based point of contact for authorities, providing necessary information on the compliance of high-risk AI systems from providers outside the Union. Before these systems can be made available in the EU, the representative, appointed by written mandate, acts as the intermediary, making sure that AI providers meet regulatory requirements and maintain a level playing field for operators within the Union. Recital 82

The actual costs depends on the complexity of the AI system, the nature of the data processed, and the existence of existing compliance documentation or a Conformity Assessment. We offer a free risk assessment service to allow us to give you an accurate cost for the initial assessment, document storage, and ongoing representation. Assessments are totally free.

En la actualidad, la Ley de AI de la UE no establece ningún requisito específico para la publicación de los datos de los representantes autorizados de AI, por lo que los datos de contacto de dichos representantes pueden publicarse en las políticas de privacidad de su empresa. También le recomendamos que añada nuestros datos al pie de página de su sitio web y en cualquier documentación pertinente. También recibirá un certificado de representante y un mandato formal para confirmar que hemos sido designados como su Representante.

No, en caso de que se requiera un representante, el hecho de no nombrar a un representante autorizado de AI constituiría una infracción de la Ley de AI y conllevaría las mismas posibles sanciones.

Use the Contact Us form below or simply email us at: contact@gdprlocal.com and we’ll walk you through the steps and arrange your free risk assessment meeting.

Podemos ofrecerle servicios como:

• AI compliance Hub (1 hora de consultoría AI al mes)
• AI Risk Assessment (Assess the risk of your AI systems/Models)
• AI Governance (Implement AI Governance Framework – AI Strategy, AI Policy, Risk management Framework…)
• Representante de IA (si es un proveedor no comunitario de un sistema de IA de alto riesgo o de un modelo de IA de uso general, podemos representarle en el mercado de la UE)

Determinar si la Ley de IA se aplica a su sistema requiere una evaluación. Podemos ayudarle a realizar un análisis exhaustivo para identificar posibles obligaciones normativas. Entre los factores clave se incluyen:

• El uso previsto del sistema de IA.
• El nivel de riesgo que supone para las personas o la sociedad.
• Si el sistema entra dentro de las categorías específicas definidas por la Ley de IA.
• Dónde se utilizará el sistema de IA y a quién afecta.

Nuestro proceso de evaluación de riesgos de la Ley de AI implica:

• System Mapping: Identifying the components and functionalities of your AI system.
• Risk Identification: Identifying potential harms that the system could cause.
• Risk Assessment: Evaluating the likelihood and severity of identified risks.
• Mitigation Planning: Developing strategies to mitigate identified risks.
• Documentation: Creating a comprehensive risk assessment report.

Utilizamos diversas metodologías establecidas de evaluación de riesgos, como ISO RMF 100.1, HUDERIA, FRIA, Algorithm AI Assessment y otras.

The AI Act’s compliance timeline is phased. Some provisions will take effect earlier than others. We can provide a detailed breakdown based on your specific AI system. Key dates to consider include:

• Febrero de 2025: Se aplican determinadas prohibiciones, definiciones y disposiciones sobre alfabetización en IA.
• Agosto de 2025: Comienzan a aplicarse las normas de gobernanza y obligaciones para la IA de uso general.
• Agosto de 2026: se aplican las obligaciones para los sistemas de IA de alto riesgo.

Yes, we can assist in developing a robust AI governance framework tailored to your organization.
Our services include:

• Policy Development: Creating comprehensive AI policies and guidelines.
• Risk Management: Implementing effective risk management practices.
• Ethical Framework: Establishing ethical principles for AI development and use.
• Compliance Monitoring: Ensuring ongoing adherence to regulations.
• Stakeholder Engagement: Building trust and transparency with stakeholders.

The EU AI Act imposes significant penalties for non-compliance. The severity of the penalty depends on the nature of the infringement.
Key Penalties:

• Non-compliance with prohibitions: Up to €35 million or 7% of total worldwide annual turnover for the preceding financial year, whichever is higher.
• Non-compliance with other requirements: Up to €15 million or 3% of total worldwide annual turnover for the preceding financial year.
• Providing incorrect or misleading information: Up to €7.5 million or 1.5% of total worldwide annual turnover for the preceding financial year.

These are maximum penalties, and the actual fine will depend on the severity of the infringement.

Member states will be responsible for setting specific penalties within these limits.

SMEs may be subject to lower penalties.

A conformity assessment is a process required under the EU AI Act to ensure that high-risk AI systems (HRAIS) comply with specific legal requirements before being placed on the EU market or used in the EU.
The key steps include:

• Risk Management System: Establishing and maintaining a system to manage risks throughout the AI system’s lifecycle.
• Technical Documentation: Developing and implementing detailed technical documentation for the AI system.
• EU Declaration of Conformity: Preparing and submitting this declaration to confirm compliance.

Existen dos métodos principales para llevar a cabo las evaluaciones de conformidad:

• Internal Conformity Assessments: Conducted by the provider, relying on established quality management systems and technical documentation.
• Third-Party Conformity Assessments: Required for certain high-risk systems like those involving biometric data, and conducted by a notified body, which is a designated third-party entity.

El incumplimiento puede acarrear multas, restricciones de mercado, retirada de productos y daños a la reputación.

The AI Act is a regulatory framework by the European Union (EU) that aims to establish rules and standards for the development, deployment, and use of artificial intelligence (AI) within the EU. Officially known as the “Artificial Intelligence Act,” it seeks to ensure that AI systems are safe, transparent, and respect fundamental rights.
The Act takes a risk-based approach, categorizing AI systems into different levels of risk:

• Unacceptable risk: Certain AI applications, such as those that manipulate people’s behaviour or exploit vulnerabilities, are outright banned.
• High risk: AI systems used in critical infrastructure, education, employment, law enforcement, and other areas with significant impact on people’s lives are subject to strict regulations, including conformity assessments.
• Limited risk: Certain AI systems, like chatbots, must disclose their AI nature to users.
• Minimal or no risk: Most AI applications fall into this category and face few to no regulations.

Yes – all our AI experts have appropriate training and certification including AIGP through IAPP.

The EU AI Act is set to significantly impact businesses operating within or targeting the EU market.
The main steps that companies should make would be:

• Comprender sus sistemas de IA
• Establecer un marco ético/gobernanza de datos/transparencia y explicabilidad/supervisión humana
• Plan de cumplimiento
• Acciones basadas en el riesgo del sistema de IA
• Seguimiento y adaptación continuos

We offer a range of services from simple compliance queries, helping manage a single data protection complaint, supporting clients responding to a due-diligence request through to complete compliance implementation programmes. We provide full DPO services, consultancy, training, documentation, emergency response support, and of course support for companies facing a Regulator investigation. We have many years experience in all aspect of data protection and can help with any issue.

If you collect, store or process data relating to a person living in the UK or EU then GDPR will apply. There are very few exceptions. In addition to GDPR other local regulations may apply, often with more stringent obligations than GDPR. Contact us anytime for a free consultation.

Data protection frameworks are being adopted by countries across the world. The data protection landscape is complex and changing rapidly. You will need to comply with all applicable regulations, this will depend on the nature of your system, the data you process, the location of your data subjects and even potentially your choice of partners, third-parties, and suppliers. The short answer if that you need to comply with all applicable regulations. Contact us anytime to discuss.

We can help with all data protection frameworks. Our team of global data protection consultants have experience in all frameworks with all types of companies across the world. We can help with any standard, any issue, any request.

Yes, we offer a range of services from initial assessment through to ongoing compliance Governance. We have developed a number of governance frameworks to ensure our clients meet their compliance obligations now and into the future.

Penalties vary depending on the nature of the breach, the jurisdiction, and the Regulator or Supervisory Authority involved. Fines are designed to be punitive so always best avoided however reputational damage and business disruption are often more significant and can have longer term impact.

Our well worked compliance approach ensures we address all aspects of GDPR and is designed to ensure you meet your ongoing compliance due-diligence requirements. Our approach keeps you fully compliant with GDPR and makes sure you stay on top of all your ongoing data protection responsibilities.

El servicio de DPO cuesta 150 libras esterlinas por hora, y normalmente recomendamos entre 6 y 8 horas para cubrir eficazmente sus necesidades. Esto le garantiza un apoyo exhaustivo al tiempo que mantiene la flexibilidad en función de sus requisitos específicos.

Contamos con 15 DPO certificados en nuestro equipo, todos ellos licenciados en Derecho y especializados en protección de datos. Su experiencia garantiza que la protección de datos de su organización se gestione con el máximo nivel de profesionalidad y conocimientos jurídicos.

Un Delegado de Protección de Datos (DPO) es responsable de supervisar la estrategia de protección de datos de la organización y garantizar el cumplimiento de los requisitos del GDPR. Supervisa las actividades de tratamiento de datos, ofrece orientación sobre las evaluaciones de impacto de la protección de datos y actúa como principal punto de contacto entre la organización y las autoridades reguladoras. Además, el RPD se encarga de educar al personal sobre las obligaciones en materia de protección de datos y de gestionar cualquier consulta o reclamación relativa a la privacidad de los datos.

Compliance Hub le proporciona acceso a un portal dedicado al cumplimiento normativo en el que puede seleccionar a uno de nuestros especialistas en GDPR y protección de datos. Le ayudarán en todo, desde la actualización de la documentación hasta la gestión de problemas complejos de protección de datos, incluidas las violaciones de datos y las investigaciones de las autoridades reguladoras.

Sí, disponemos de un portal en línea moderno y fácil de usar. Está diseñado para agilizar sus procesos de cumplimiento y facilitar el acceso a todos los recursos necesarios. Nuestro portal garantiza una experiencia fluida para gestionar eficazmente sus necesidades de protección de datos.

El coste de nuestros servicios varía en función de si elige un contrato mensual o un proyecto GDPR a medida. Para obtener información detallada sobre precios y encontrar la mejor opción para sus necesidades, póngase en contacto con nosotros directamente. Estaremos encantados de proporcionarle un presupuesto personalizado basado en sus requisitos específicos.

Este servicio está diseñado para cumplir con el servicio de Representante Suizo de Protección de Datos, que es una obligación en virtud del artículo 14 de la Ley Federal de Protección de Datos en Suiza (FADP) con efecto a partir del 1 de septiembre de 2023.

Sólo está obligado a designar un Delegado de Protección de Datos en Suiza si se aplican los siguientes TODOS:

• Su organización trata datos personales de personas físicas en Suiza
• Su organización no tiene domicilio en Suiza
• Su organización es un controlador de datos (y no un procesador de datos)
• El tratamiento de datos realizado sobre los datos personales de personas físicas en Suiza está relacionado con la oferta de bienes o servicios o el seguimiento del comportamiento de personas en Suiza
• El tratamiento de datos es a gran escala
• El tratamiento de datos se lleva a cabo con regularidad
• El tratamiento de datos supone un alto riesgo para la personalidad de los interesados

Debido a la naturaleza de la función del representante suizo en comparación con la del RGPD, este paquete es pertinente independientemente del número de interesados suizos para los que trate datos personales y de si trata o no para ellos datos personales de categoría especial (por ejemplo, médicos, étnicos, religiosos, de condenas penales, etc.).

Todas las empresas sin oficinas en Suiza pueden tener que nombrar a un Representante, si tratan datos personales de personas físicas que se encuentran en Suiza.

Estos requisitos legales se aplican a casi todas las empresas, incluidos los servicios financieros, empresariales y jurídicos, el comercio minorista en línea, los productos de marketing y adtech, la tecnología, el transporte y la aviación, los ensayos clínicos, los servicios sanitarios y de diagnóstico, la publicidad basada en cookies, así como los servicios digitales, como las aplicaciones móviles y las comunidades en línea.

El responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento encarga al Representante que se dirija, además o en lugar del responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, en particular, a la autoridad de control y a los interesados, en todas las cuestiones relacionadas con el tratamiento [de datos]. El Representante actúa como punto de contacto local para cuestiones de protección de datos y privacidad, y recibe comunicaciones de la autoridad de control de protección de datos en procedimientos oficiales, así como, por ejemplo, solicitudes de los interesados para ejercer sus derechos de protección de datos.

Los datos de contacto de su Representante deben publicarse en las políticas de privacidad de su empresa. También le recomendamos que añada nuestros datos a pie de página de su sitio web y en cualquier documentación pertinente.

As your Representative we need to complete our due-diligence and ensure we understand how you collect, store, and process data. We need to keep a copy of the company’s record of processing activity spreadsheet along with other key documents to help us understand how you operate. Upon request from the regulator the Representative must cooperate with them and disclose required documentation.

No, la no designación de un SwissRep constituiría una infracción de la normativa y podría acarrear sanciones graves.