El Contrato Marco de Prestación de Servicios de GDPRLocal y las condiciones adicionales aquí recogidas rigen nuestros productos, servicios y relaciones con los clientes.
No hay ningún requisito para contratar los servicios. No es necesario disponer de una tarjeta de crédito para registrarse y, una vez registrado, los servicios se pueden contratar y activar en cualquier momento.
El presente anexo forma parte del Contrato Marco de Prestación de Servicios («Contrato») entre el Cliente y GDPRLocal Ltd («GDPRLocal»). En él se establece el alcance del servicio de representante autorizado previsto en el artículo 22 de la Ley de IA de la UE, prestado por GDPRLocal a través de su filial, Instant EU GDPR Representative Ltd (el «Representante Designado»), una entidad establecida en la Unión Europea y contratada por GDPRLocal para desempeñar la función de representante autorizado en virtud del presente anexo. Las referencias a GDPRLocal en el presente anexo incluyen al Representante Designado cuando actúa en su capacidad legal, salvo que el contexto exija lo contrario. Los términos utilizados en el presente anexo tienen el mismo significado que en el Contrato Marco de Prestación de Servicios o en la normativa aplicable.
En el presente anexo: «Ley de IA» se refiere al Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo, por el que se establecen normas armonizadas sobre inteligencia artificial; «sistema de IA de alto riesgo» se refiere a un sistema de IA clasificado como de alto riesgo con arreglo al artículo 6 y a los anexos I y III de la Ley de IA; «proveedor» tiene el significado que se le atribuye en el artículo 3 de la Ley de IA; «documentación técnica» se refiere a la documentación técnica exigida en virtud del artículo 11 y del anexo IV de la Ley de IA; «declaración de conformidad de la UE» se refiere a la declaración exigida en virtud del artículo 47; «evaluación de la conformidad» se refiere al procedimiento de evaluación de la conformidad aplicable en virtud del artículo 43; y «autoridades competentes» incluye a las autoridades de vigilancia del mercado pertinentes, a las autoridades nacionales competentes y a la Oficina de IA.
Contexto normativo. Las partes reconocen que las obligaciones de la Ley de IA, incluida la obligación relativa al representante autorizado prevista en el artículo 22, se aplican de forma gradual y que las obligaciones aplicables a determinados sistemas de IA de alto riesgo aún no han entrado en vigor en la fecha del presente anexo. El Cliente ha optado por designar al representante designado de forma voluntaria, en función de su grado de preparación, con antelación a la fecha de aplicación pertinente. Los servicios se prestan a partir de la fecha de inicio del servicio, independientemente de la fecha de aplicación de la obligación legal subyacente.
1.1 Ciclo de vida del servicio. El servicio consta de tres fases:
1.2 Nombramiento. Con efecto a partir de la Fecha de entrada en vigor del nombramiento, el Cliente, en su calidad de proveedor del sistema o sistemas de IA de alto riesgo identificados en la Declaración de trabajo, nombra al Representante designado para que actúe como su representante autorizado en la Unión, de conformidad con el artículo 22 de la Ley de IA. El presente anexo, junto con la Declaración de trabajo, constituye el mandato por escrito exigido en virtud del artículo 22, apartado 1, de la Ley de IA. Las actividades de incorporación previstas en la cláusula 1.1(a) darán comienzo a partir de la Fecha de Inicio del Servicio. El nombramiento surtirá efecto contractual como Representante Autorizado una vez completada con éxito la Fase de Verificación, momento en el que las Obligaciones Fundamentales de la cláusula 1.3 serán de aplicación de forma continuada. El representante designado acepta este nombramiento y se compromete a prestar los servicios de conformidad con el artículo 22 de la Ley de IA. El mandato no convierte al representante designado en el proveedor del sistema de IA de alto riesgo, no transfiere ninguna obligación del proveedor al representante designado, no le confiere autoridad para tomar decisiones sustantivas en nombre del cliente y no constituye una representación legal en litigios o procedimientos de ejecución.
1.3 Obligaciones fundamentales (mandato del artículo 22, apartado 3). A partir del momento en que GDPRLocal asuma el papel activo previsto en la cláusula 1.1, letra c), GDPRLocal deberá (a través del representante designado), con arreglo a los términos del mandato:
1.4 Informe de verificación y medidas correctoras. En caso de que GDPRLocal detecte deficiencias o incumplimientos significativos durante la fase de verificación, emitirá un informe de verificación dirigido al cliente en el que se detallen las conclusiones y las medidas correctoras recomendadas. Los servicios de consultoría, de proyecto o de otro tipo necesarios para apoyar las medidas correctoras del cliente estarán disponibles con arreglo a la cláusula 1.9 (Servicios adicionales y derivados), a la tarifa con descuento de los servicios profesionales establecida en la lista de precios.
1.5 Punto de contacto. De conformidad con el artículo 22, apartado 4, de la Ley de IA, el mandato faculta a las autoridades competentes a dirigirse al representante designado, además del proveedor o en su lugar, en todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento de la Ley de IA por parte del sistema de IA de alto riesgo.
1.6 Obligación de rescisión y notificación. El Cliente reconoce que, en virtud del artículo 22, apartado 4, de la Ley de IA, el Representante Designado está obligado a rescindir el mandato si considera o tiene motivos para considerar que el Proveedor está actuando en contravención de sus obligaciones en virtud de la Ley de IA y, en tal caso, a informar a la autoridad de vigilancia del mercado competente, así como al organismo notificado pertinente, cuando proceda, de la rescisión y de los motivos de la misma. Se trata de una obligación legal imperativa. Su ejercicio de buena fe por parte del Representante Designado no constituirá un incumplimiento del presente Acuerdo, y se aplicarán las consecuencias de la rescisión previstas en la cláusula 6.8. El Cliente asume la responsabilidad exclusiva de cualquier consecuencia normativa derivada de dicha rescisión, incluida cualquier laguna de cobertura resultante.
1.7 Naturaleza de la verificación. La verificación prevista en el presente anexo confirma que la Declaración de conformidad de la UE, la documentación técnica y cualquier evaluación de la conformidad aplicable se han elaborado y que, a primera vista, están completas y organizadas de forma adecuada para su inspección reglamentaria, basándose en los documentos y la información facilitados por el cliente. La verificación no es, ni se presentará como, una reevaluación sustantiva, una auditoría, una certificación o una garantía de la conformidad, la seguridad o el rendimiento del sistema de IA de alto riesgo, que siguen siendo responsabilidad exclusiva del proveedor.
1.8 Asesoramiento normativo continuo. Como parte de la suscripción activa, GDPRLocal proporcionará actualizaciones y asesoramiento normativo continuos y razonables en relación con la Ley de IA a medida que esta evolucione, de forma proporcionada a la naturaleza, la escala y el perfil de riesgo de las actividades de IA del Cliente. El asesoramiento normativo continuo tiene carácter consultivo y no incluye trabajos sustantivos de proyecto, redacción ni consultoría, que están disponibles en virtud de la cláusula 1.9.
1.9 Servicios adicionales y derivados. Cualquier servicio solicitado por el Cliente que no se incluya entre las «Obligaciones Básicas» de la cláusula 1.3 —incluidos, entre otros, la implementación de marcos de gobernanza de la IA, marcos de gestión de riesgos, evaluaciones de riesgos, apoyo en la evaluación de la conformidad, políticas y procedimientos de IA, documentación de gobernanza interna, formación de empleados, talleres de gestión o asesoramiento continuo sobre la Ley de IA más allá de lo establecido en la cláusula 1.8— queda fuera del ámbito de aplicación del presente Anexo. Dichos servicios están disponibles como servicios de consultoría o de proyecto y se facturan como «Servicios y tareas adicionales» de conformidad con el artículo 5.5 del MSA, a la tarifa reducida de servicios profesionales establecida en la lista de tarifas.
2.1 Prestación del servicio. GDPRLocal actuará siguiendo las instrucciones de la persona de contacto del cliente indicada en el perfil de la cuenta del cliente, o de cualquier otra persona expresamente autorizada por el cliente por escrito.
2.2 Asignación de horas de verificación. La tarifa única de incorporación y verificación incluye una asignación inicial de sesenta (60) horas de servicios profesionales para la verificación de la documentación, tal y como se establece en la lista de tarifas. Cuando la verificación requiera horas adicionales debido a la escala, la complejidad, el alcance jurisdiccional o el grado de madurez en materia de cumplimiento de las actividades de IA del cliente, las horas adicionales se facturarán según la tarifa de servicios profesionales con descuento establecida en la lista de tarifas. En caso de que se detecten deficiencias significativas, se podrán llevar a cabo trabajos de corrección con arreglo a la cláusula 1.9.
2.3 Solicitudes motivadas y plazos. Cuando GDPRLocal reciba una solicitud motivada de una autoridad competente, o cualquier comunicación que requiera una respuesta dentro de un plazo determinado, GDPRLocal lo notificará al contacto del cliente sin demora injustificada y especificará el plazo de respuesta. Si el Cliente no facilita a tiempo la información, la documentación o las instrucciones necesarias, GDPRLocal podrá (a) enviar un acuse de recibo provisional a la autoridad, o (b) notificar a la autoridad que el asunto se remite al Proveedor. El Cliente reconoce que GDPRLocal no se hace responsable del incumplimiento de los plazos causado por la falta de información o instrucciones oportunas por parte del Cliente.
Además de las obligaciones establecidas en el artículo 6 del MSA, el Cliente deberá:
3.1 Facilitar a GDPRLocal la información, los documentos y la colaboración que sean razonablemente necesarios para la prestación de los Servicios, incluyendo: datos precisos sobre la entidad jurídica del Cliente en calidad de Proveedor; la identificación y descripción de los sistemas de IA de alto riesgo incluidos en el ámbito de aplicación y su finalidad prevista; la documentación técnica; la Declaración de Conformidad de la UE; cuando proceda, el certificado del organismo notificado y los registros de evaluación de la conformidad; y el acceso a los registros generados automáticamente, en la medida en que estén bajo el control del Proveedor;
3.2 Durante la fase de verificación, facilitar al equipo de verificación un acceso razonable, cooperar con él y responder a sus consultas de forma oportuna;
3.3 garantizar que la documentación técnica, la declaración de conformidad de la UE y toda la documentación relacionada estén y se mantengan, durante todo el plazo de vigencia, completas, exactas y actualizadas, y facilitar a GDPRLocal las versiones actualizadas sin demora tras cualquier cambio;
3.4 Responder con prontitud a todas las comunicaciones remitidas por GDPRLocal y facilitar oportunamente las instrucciones, la información y las decisiones necesarias para la gestión de dichas comunicaciones;
3.5 Notificar sin demora a GDPRLocal: (a) cualquier incidente grave o fallo de funcionamiento del sistema de IA de alto riesgo; (b) cualquier modificación sustancial del sistema de IA de alto riesgo, o cambio en su finalidad prevista, que afecte a su conformidad o al alcance del presente nombramiento; (c) cualquier comunicación que reciba el Cliente de una autoridad competente, de la Oficina de IA o de un organismo notificado; (d) cualquier medida correctiva, retirada del mercado o recuperación del sistema de IA de alto riesgo; y (e) cualquier litigio, procedimiento de ejecución o procedimiento regulatorio relacionado con el sistema de IA de alto riesgo;
3.6 cumplir, en calidad de Proveedor, con las obligaciones de registro previstas en el artículo 49 de la Ley de Inteligencia Artificial (con el apoyo de GDPRLocal previsto en la cláusula 1.3(e)), y garantizar que la información a la que se hace referencia en el anexo VIII sea correcta y se mantenga actualizada;
3.7 asumir la responsabilidad exclusiva de la conformidad, la seguridad y el rendimiento del sistema de IA de alto riesgo, así como de la exactitud, la exhaustividad y la actualidad de la documentación técnica, la declaración de conformidad de la UE, la evaluación de la conformidad y los registros; y
3.8 No realizar ninguna acción que: (a) exponga a GDPRLocal o al representante designado a procedimientos de ejecución o sanciones reglamentarias, salvo que ello sea una consecuencia inevitable de la función de representante autorizado; (b) obligue a GDPRLocal o al representante designado a realizar declaraciones inexactas ante una autoridad competente; o (c) provoque que GDPRLocal o el representante designado actúen infringiendo la normativa aplicable.
4.1 Salvo que se acuerde expresamente como servicio adicional, los Servicios no incluirán la elaboración de la documentación técnica, la declaración de conformidad de la UE o la evaluación de la conformidad, ni el asesoramiento sustantivo al respecto, ni ninguna actuación destinada a garantizar la conformidad del sistema de IA de alto riesgo, ni la prestación de asesoramiento jurídico o representación legal. En caso de que sea necesario realizar dicho trabajo, podrá solicitarse con arreglo a la cláusula 1.9 o el Cliente deberá recurrir a asesoramiento jurídico independiente.
4.2 GDPRLocal y el representante designado no asumirán ninguna responsabilidad de gestión, control operativo ni autoridad en la toma de decisiones en relación con el sistema de IA de alto riesgo; todas estas competencias seguirán recayendo en el proveedor.
4.3 El representante designado no certifica, garantiza ni asume responsabilidad alguna por la conformidad, la seguridad, el rendimiento o los resultados del sistema de IA de alto riesgo.
4.4 Cualquier servicio que no entre dentro de las funciones del representante autorizado previstas en el artículo 22 de la ley podrá solicitarse como «Servicios y tareas adicionales» facturables, de conformidad con el Contrato Marco de Prestación de Servicios y la Lista de Tarifas.
5.1 Marco de reconocimiento de responsabilidad. Las partes reconocen lo siguiente:
5.2 Limitación de responsabilidad (específica del servicio).
5.2.1 Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 5.5, la responsabilidad total de cualquiera de las partes en virtud del presente Anexo no excederá el importe total de los honorarios pagados o pagaderos por el Cliente en relación con el Servicio (excluida la tasa de salida por conservación de la documentación prevista en la cláusula 6.6 y la tasa de exportación de la documentación prevista en la cláusula 6.7) durante el periodo de doce (12) meses inmediatamente anterior al hecho que haya dado lugar a la reclamación.
5.2.2 Ninguna de las partes será responsable de pérdidas indirectas, consecuentes, especiales o punitivas.
5.2.3 Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 5.2.1, GDPRLocal y el representante designado no asumirán responsabilidad alguna, y el cliente será el único responsable de: cualquier perjuicio, lesión, fallecimiento, daño o pérdida causados por el propio sistema de IA de alto riesgo, sus resultados, su rendimiento o su seguridad, o que se deriven de ellos; cualquier reclamación por responsabilidad por productos defectuosos, defectos o seguridad relacionada con el sistema de IA de alto riesgo; cualquier multa, sanción o penalización impuesta al Cliente; cualquier pérdida derivada del incumplimiento por parte del Cliente de la Ley de IA o de la falta de facilitación de documentación técnica, la Declaración de Conformidad de la UE, los registros o las instrucciones precisos, completos u oportunos; cualquier pérdida atribuible a la falta de notificación por parte del Cliente de un hecho relevante con arreglo a la cláusula 3; y cualquier pérdida derivada del reenvío de buena fe por parte de GDPRLocal de las comunicaciones, o del ejercicio de buena fe de la obligación prevista en la cláusula 1.6, cuando el Cliente no haya respondido adecuadamente.
5.3 Indemnización por parte del cliente. El cliente indemnizará, defenderá y eximirá de responsabilidad a GDPRLocal, al representante designado y a sus respectivas filiales, directivos, empleados y agentes (cada uno de ellos, una «persona indemnizada») frente a todas las pérdidas (incluidos los gastos legales razonables con carácter de indemnización total) que se deriven de: procedimientos de ejecución o reglamentarios relacionados con el sistema de IA de alto riesgo; cualquier reclamación de terceros, por responsabilidad por productos defectuosos, lesiones personales o seguridad que se derive del sistema de IA de alto riesgo o esté relacionada con él; cualquier responsabilidad en virtud de la legislación nacional impuesta al representante autorizado en relación con el incumplimiento por parte del Proveedor; el incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones en virtud de la cláusula 3; la inexactitud o incompletitud de la Documentación Técnica, la Declaración de Conformidad de la UE o los registros; y los costes derivados de responder a solicitudes motivadas o procedimientos en nombre del Cliente.
5.4 Procedimiento de defensa. Tras la notificación de cualquier reclamación que pueda dar lugar a indemnización: GDPRLocal lo notificará al Cliente sin demora; el Cliente se hará cargo de la defensa a su costa (la Persona Indemnizada podrá participar a cargo del Cliente, y no se podrá llegar a ningún acuerdo desfavorable para la Persona Indemnizada sin su consentimiento); la Persona Indemnizada cooperará de forma razonable; y, en caso de que no se asuma la defensa en un plazo de 15 días hábiles, GDPRLocal podrá hacerse cargo de la misma a cargo del Cliente.
5.5 Exclusiones de la limitación. El límite de responsabilidad establecido en la cláusula 5.2 no se aplica a: las obligaciones de indemnización del Cliente previstas en la cláusula 5.3; la responsabilidad por fallecimiento o lesiones personales causadas por negligencia; el fraude o la tergiversación fraudulenta; ni a cualquier otra responsabilidad que no pueda limitarse en virtud de la normativa aplicable.
5.6 Seguro de responsabilidad civil profesional. GDPRLocal deberá mantener, durante toda la vigencia del contrato, un seguro de responsabilidad civil profesional por un importe no inferior a 1 000 000 £ por siniestro y en total por año de póliza. Se facilitará la documentación acreditativa previa solicitud razonable por escrito.
6.1 Plazo de vigencia. El presente Anexo entrará en vigor en la Fecha de inicio del servicio y tendrá una vigencia inicial de doce (12) meses (el «Plazo inicial»), contados a partir de la fecha en que GDPRLocal asuma el papel activo previsto en la cláusula 1.1(c), salvo que se rescinda antes de conformidad con la presente cláusula 6 o con el artículo 12 del MSA. Se renovará automáticamente por períodos de renovación sucesivos de doce meses, salvo que se notifique la no renovación al menos noventa (90) días antes de que finalice el período vigente en ese momento.
6.2 Tarifas. Las tarifas del Servicio se detallan en la Lista de tarifas y comprenden:
Todas las tarifas no incluyen el IVA ni los impuestos aplicables.
6.3 Rescisión por conveniencia. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 12.3 del MSA, cualquiera de las partes podrá rescindir el presente Anexo mediante un preaviso por escrito de al menos noventa (90) días, que solo podrá ejercerse tras la expiración del Plazo Inicial. El preaviso de 90 días refleja el interés legítimo de GDPRLocal en la continuidad y la necesidad del Cliente de designar a un representante autorizado sustituto para evitar infringir el artículo 22 de la Ley de IA.
6.4 Rescisión obligatoria por imperativo legal. GDPRLocal podrá rescindir el presente anexo con efecto inmediato cuando así lo exija el artículo 22, apartado 4, de la Ley de IA, tal y como se describe en la cláusula 1.6.
6.5 Derecho de rescisión adicional. GDPRLocal podrá, además, rescindir el contrato con efecto inmediato si: (a) el Cliente facilita documentación sustancialmente inexacta, de tal forma que su cumplimiento implicaría una declaración falsa ante una autoridad competente; o (b) las instrucciones del Cliente exigieran la realización de actos ilícitos o expusieran a GDPRLocal o al representante designado a una responsabilidad desproporcionada.
6.6 Conservación de la documentación (obligación legal de 10 años) y tasa de salida obligatoria. El Cliente reconoce que la obligación del Representante Designado, conforme a la cláusula 1.3(b), de mantener la documentación técnica, la Declaración de Conformidad de la UE, el certificado del organismo notificado (cuando proceda), y los datos de contacto del Proveedor a disposición de las autoridades competentes durante diez (10) años a partir de la puesta en el mercado o la puesta en servicio del sistema de IA de alto riesgo, constituye una obligación legal imperativa que subsiste tras la rescisión o la expiración del presente Anexo y se mantiene durante todo el período de conservación legal, independientemente de que la suscripción siga activa. Dado que esta obligación es de carácter obligatorio y subsiste en caso de impago de la suscripción, se deberá abonar una tasa de salida en caso de rescisión o vencimiento, tal y como se establece en la Tarjeta de tarifas. La tasa de salida es obligatoria (no opcional), no reembolsable y se cobra como una única suma global prepagada en el momento de la rescisión o el vencimiento. Dicha tasa financia el almacenamiento seguro y conforme a la normativa de la documentación conservada, así como el acceso a petición de las autoridades competentes y del Cliente durante el período de conservación. GDPRLocal pondrá la documentación conservada a disposición de las autoridades competentes, tal y como exige la Ley de IA, y del cliente cuando este lo solicite.
6.7 Exportación opcional de la documentación. En cualquier momento hasta que expire el plazo de conservación de diez años, el Cliente podrá solicitar que GDPRLocal empaquete y entregue toda la documentación técnica conservada, la Declaración de Conformidad de la UE, el certificado del organismo notificado (si procede), los registros de servicio, la correspondencia normativa y la documentación de cumplimiento relacionada a un representante autorizado recién designado o al propio Cliente, a cambio de la tarifa única establecida en la Lista de Precios (la «Exportación completa de la biblioteca de cumplimiento»). El ejercicio de esta opción no exime al Cliente de su obligación de designar a un representante autorizado sustituto cuando así lo exija la Ley de IA, ni a GDPRLocal de su propia obligación legal de conservación durante el resto del período de conservación, salvo en la medida en que se haya transferido legalmente al nuevo representante.
6.8 Consecuencias de la rescisión. En el plazo de cinco (5) días hábiles a partir de la rescisión, GDPRLocal dejará de presentarse como representante autorizado del Cliente y, cuando sea necesario, lo notificará a la autoridad competente correspondiente. En un plazo de quince (15) días hábiles, GDPRLocal entregará una copia del registro de comunicaciones y confirmará la documentación conservada con arreglo a la cláusula 6.6. El Cliente abonará todas las tarifas y costes pendientes, incluida la tasa de salida obligatoria prevista en la cláusula 6.6. Las cláusulas 1.3(b), 1.6, 5, 6.6, 6.7 y la presente cláusula 6.8 seguirán vigentes tras la rescisión.
6.9 Aviso normativo. El Cliente asume la responsabilidad exclusiva de designar a un representante autorizado sustituto antes de la rescisión o inmediatamente después de la misma, con el fin de evitar infringir el artículo 22 de la Ley de IA. GDPRLocal colaborará, a título de cortesía, con cualquier sustitución, aplicando sus tarifas estándar vigentes en ese momento.
La presente Declaración de trabajo («SOW») se adjunta al Anexo 10 de servicios (Servicio de representante autorizado según el artículo 22 de la Ley de IA de la UE) y forma parte del mismo, el cual, a su vez, forma parte del Contrato marco de servicios entre el Cliente y GDPRLocal Ltd. Los términos en mayúsculas tienen el mismo significado que en el Anexo o en el Contrato.
GDPRLocal genera y registra el pliego de condiciones (SOW) en el momento de la activación del servicio. Los campos de marcador de posición (resaltados a continuación) se rellenan con datos procedentes de la cuenta del cliente y del registro de activación del servicio.
| Nombre de la empresa | [Nombre de la empresa] |
| Nombre de la persona de contacto | [Nombre de la persona de contacto] |
| Correo electrónico de contacto | [Correo electrónico de contacto] |
| Número de contacto | [Número de contacto] |
| Sistemas de IA de alto riesgo incluidos en el ámbito de aplicación | [nombre / descripción de cada sistema] |
| Finalidad prevista | [finalidad prevista] |
| Criterios para la clasificación de alto riesgo | [Caso de uso del anexo III / Producto del anexo I y categoría] |
| Fecha de comercialización / puesta en servicio | [fecha en la que el sistema de IA de alto riesgo se comercializó por primera vez en el mercado de la UE o se puso en servicio; introduzca «pendiente de notificación» si aún no se ha comercializado] |
| Territorio | Unión Europea |
| Exclusiones del ámbito de aplicación (si las hubiera) | [en caso contrario, «ninguno»] |
Todas las tarifas de este servicio figuran en la lista de tarifas del MSA.
4. Personal designado y almacenamiento de la documentación
| Entidad representante designada | Instant EU GDPR Representative Ltd |
| Domicilio social | Oficina 2, 12A Lower Main Street, Lucan, condado de Dublín, K78 X5P8, Irlanda |
| Correo electrónico | [email protected] |
| Tel. | +44 1772 217 800 |
| Almacenamiento de documentación | Almacenamiento seguro y conforme a la normativa, gestionado por GDPRLocal; acceso bajo demanda para las autoridades competentes y para el cliente |
El nombre de la persona designada en la figura del «representante designado» que desempeñe en cada momento la función de representante autorizado se comunicará al cliente tras la activación. GDPRLocal notificará al cliente cualquier cambio permanente en la persona de contacto designada en un plazo de treinta (30) días hábiles.
El cliente deberá asegurarse de que los datos del representante autorizado que se indican a continuación se faciliten a las autoridades competentes y se conserven junto con la documentación técnica, tal y como exige la Ley de IA, y de que se incluyan en cualquier registro o declaración en los que sea necesario identificar al representante autorizado:
«Representante autorizado en virtud de la Ley de IA de la UE (artículo 22 del Reglamento (UE) 2024/1689): Instant EU GDPR Representative Ltd, Oficina 2, 12A Lower Main Street, Lucan, condado de Dublín, K78 X5P8, Irlanda. Contacto: [email protected], +44 1772 217 800».
| Servicio | Incluido | Cronología |
|---|---|---|
| Nombramiento y mandato | Asignación de un representante exclusivo y proceso de incorporación al servicio. | Único (Incorporación) |
| Elaboración de escenarios | Evaluación de alto nivel de la organización, los sistemas de IA, el marco normativo y el grado de preparación en materia de cumplimiento normativo, con el fin de determinar el alcance, el calendario y el enfoque de la verificación. | Único (Incorporación) |
| Verificación de la documentación | Comprobar que se hayan elaborado la declaración de conformidad de la UE y la evaluación de la conformidad correspondiente, y que la documentación obligatoria esté disponible y organizada para su inspección por parte de las autoridades reguladoras (artículo 22, apartado 3, letra a)). | Fase de verificación y en caso de cambio sustancial notificado; prestado sobre la base de las primeras 60 horas de servicios profesionales. |
| Informe de verificación | Cuando se detectan deficiencias, GDPRLocal emite un informe de verificación dirigido al cliente en el que se detallan los resultados y las medidas correctoras recomendadas. | Fin de la fase de verificación |
| Activación del nombramiento de un representante autorizado | El efecto contractual del nombramiento como representante autorizado entra en vigor una vez completada con éxito la fase de verificación. | Fin de la fase de verificación |
| Conservación de la documentación | Mantenga a disposición de las autoridades, durante 10 años, los datos de contacto del proveedor, la declaración de conformidad de la UE, la documentación técnica y el certificado del organismo notificado (artículo 22, apartado 3, letra b)). | En curso / 10 años |
| Punto de contacto en materia de regulación | Recibir solicitudes y comunicaciones motivadas de las autoridades competentes; remitirlas al cliente; coordinar las respuestas (artículo 22, apartado 3, letra c), y apartado 4) | En curso (activo). Envío en un plazo de 1 a 3 días laborables |
| Información y acceso a los registros previa solicitud | Facilitar información y documentación que demuestre la conformidad, incluido el acceso a los registros que obren en poder del proveedor, previa solicitud motivada (artículo 22, apartado 3, letra c)) | Previa solicitud motivada |
| Cooperación en materia de regulación | Colaborar con las autoridades competentes en las actuaciones relacionadas con el sistema de IA de alto riesgo, incluidas las medidas de mitigación de riesgos (artículo 22, apartado 3, letra d)) | Según sea necesario |
| Asistencia para la inscripción | Apoyar al cliente en el cumplimiento de (o, cuando lo asuma GDPRLocal, cumplir con) las obligaciones de registro previstas en el artículo 49 y el anexo VIII (artículo 22, apartado 3, letra e)) | Según corresponda |
| Actualizaciones y orientaciones normativas en curso | Actualizaciones normativas razonables y continuas, así como orientación sobre la Ley de IA a medida que esta evolucione, en consonancia con las actividades del cliente. | En curso (activo) |
| Apoyo a la creación de empresas derivadas | Gobernanza de la IA, gestión de riesgos, evaluaciones de riesgos, apoyo al cumplimiento normativo, políticas de IA, formación y servicios de asesoramiento | Previa solicitud. A la tarifa reducida de servicios profesionales (lista de tarifas). |
El presente pliego de condiciones podrá revisarse y actualizarse mediante acuerdo por escrito entre las partes cuando sea necesario para reflejar cambios sustanciales en los sistemas de IA de alto riesgo, en las obligaciones del cliente o en las prioridades de cumplimiento. Cualquier actualización de este tipo se registrará como un pliego de condiciones revisado asociado a la cuenta del cliente.
Se considerará que el Cliente ha aceptado el presente pliego de condiciones en el momento de la activación del servicio (ya sea mediante activación a través del portal o mediante una confirmación por escrito aceptada por GDPRLocal).